必死のPATCHのPMブログ

PMするのにインプットしたネタを中心に更新していきます

世界で一番やさしい会議の教科書を読んだらファシしたくなってきた話

今回は、PM限定ネタではないです。 ビジネスマン全般にとってほぼ毎日あるといっても過言ではない会議について、
ちょっと勉強したのでまとめます。

非効率な会議?

自分が関わるプロダクトは、海外メンバーも含めると数十人ほど関わっています。 基本的な方針は日本メンバーで話あって決めるのですが、いかんせん会議が長くなりがちでした。

参加人数が多くなりがちだったり、話が脱線してなにを決定したかったのか迷子になったり…

そんなこんなで、まずは会議を効率化するために知識をインプットしよう! ということでとある本を買って回すことにしました。

表紙が釣りな本だったが中身は参考になった

選んだ本は本エントリーのタイトルにもありますがこちら

トーリー仕立てになっており、葵というサポートセンター業務の若手女性社員が主人公です。 社内のダメ会議を、コンサルタントのお父さんのアドバイスを元にどんどん改善していくという内容になっています。

まず衝撃だったのは、大体の概算で一生で会議する時間が「3万時間」だってことですね… そう考えるとビジネスマンってすごく会議してますねぇ。

現状自分の会社の会議は、この本の最初の方に出てくる状態

  • 誰か寝ている
  • 偉い人が一方的に音読するだけ
  • 内職している人もいる
  • 会議から次のアクションに繋がっていない

この状態よりはひどくはないですが、 より効率化するために特に参考になったところをまとめていきたいと思います。

決まったこと、やるべきことを確認する

大体中身のない会議って確かにここが曖昧になりがちです。

会議の終わる際に、今日の会議で決まったこととそれにつながるやるべきこと(ToDo)を共有するというのから、 この本の主人公の葵は実施していました。

その後、議事録をメールで共有するとありましたがそこはメールなんですねぇ。 ツールはなんでも良いと思うのですが、メールは微妙な気がします。

グループウェアやWeb DBなどあとから振り返りやすく、議論もできるツールで共有すると良いんじゃないかと個人的に思います。 実際に自分の会社ではWebアプリに議事録をとって、ToDoと担当者を割り振ってステータスの管理までしています。

会議の終了条件

この会議がどういう状態になったら終了と言えるのか?を定義するということでした。 確かに、ここの共通認識があるとゴールに向かって建設的な議論ができそうですね。

自分の会社では、グループウェアのスケジューラーで予定を共有しているので、 事前にその予定の詳細に会議の終了条件を書くようにしようと思います。

例えば、本でも出てくるようなトラブル案件に対する会議であれば、

「状況把握と対応方針、担当者が決まった状態」

といった感じですね。

議題ごとの時間配分

これもとても参考になりました。 会議の議論したい各項目について時間を割り振るということでした。 作中でも出てくる施策のブレストの会議であれば、

施策のブレスト(30分)
優先順位付け(10分)

のようにある程度時間の目安があればメリハリができてダラダラとして会議にはならなさそうです。

スクライブする

横文字でかっこいいですが、要は会議で出た意見をスクライブ(記す)ことです。 作中ではホワイトボードを使っていました。 確かに、話を整理する意味で発言を文字や図にすると聞き逃したりしても振り返れるし、 思考の整理にもなりそうですね。

実際に自分の会社では、各会議室にホワイトボードがあるもののあまり活用できていない感があったので、 使う取り組みをしようかなと思いました。

しかし、基本的にはそのホワイトボードを写真でとって情報共有するので、 テキストエディタを画面に映しつつスクライブするのでも良いのかなと思います。 (どの会議室にもモニターがあるのが前提ですが。)

まとめ

個人的には途中から主人公の葵の恋人関係の描写が気になって、 若干本質の部分以外に気を取られますが全体的に読みやすい本でした笑

世界で一番やさしい会議の教科書(日経BP Next ICT選書)

会議を効率化するために、自らファシる(ファシリテーションする)意識を持つと会議が楽しくなりそうです(^^)

END